Qualche triste verità sui tool di Project Management (AI Inclusa)

Quando insegno Project Management o lavoro in agenzia sull’ottimizzazione della gestione dei progetti arriva sempre una domanda “ma secondo te cambiando/introducendo un tool risolviamo i problemi?” con una mia risposta di base che è “gli strumenti sono importanti, ma non sperate siano la Soluzione”.

Nota: il post richiede 5-10 minuti per essere letto. Se vuoi una sintesi ho preparato un prompt con il riassunto su ChatGPT

Molto spesso si guarda agli strumenti come elementi salvifici in grado di modificare con la realtà con un click. La speranza di diverse figure aziendali è che che gli strumenti risolvano magicamente dei problemi organizzativi, che creino perfette Project Charter, le migliori task con le stime ideali e molto altro.

Due istruzioni, un prompt e un click ed ecco fatto:

La triste verità è che ovviamente non è così.

Quanti tool ci sono per gestire i progetti?

Se penso ai vari tool di Project Management oggi ne esistono una quantità straordinaria: 317 strumenti/piattaforme per la gestione dei progetti, 120 dedicati al product management, 55 all’Agile Project Management e 537 tool di collaboration (e probabilmente questi elenchi non sono esaustivi).

Quasi tutti consentono di sviluppare documentazione, creare attività e assegnarle alle persone, visualizzare le task come elenco, kanban, roadmap etc., creare grafici, sviluppare dashboard, aggiungere commenti, note, to do list e molto altro (e mediamente con un prezzo tra i 10-20€ a utente al mese).

Gli strumenti, soprattutto per realtà disciplinate e strutturate, possono fare la differenza ¹ dove invece, ma un buon punto di partenza per calibrare le aspettative è il primo valore del Manifesto for Agile Software Development

Individuals and interactions over processes and tools
[…]
That is, while there is value in the items on the right, we value the items on the left more.

Gli strumenti, così come i processi, hanno valore che per esprimersi necessita di una solida base di cultura (che si manifesta nelle persone e nelle loro interazioni).

I processi nascono infatti dalla cultura aziendale ² e la cultura non si cambia con uno strumento. Se la cultura aziendale dice “non importa il tool, tu manda una mail/WA/chat” oppure “la documentazione non è importante” il risultato sarà una insoddisfazione verso la piattaforma (che è solo la punta dell’iceberg).

Purtroppo in diverse situazioni c’è l’idea che l’introduzione di uno strumento (o dell’AI) possa risolvere dei problemi con radici profonde e che ci possa liberare dal fastidio di fare le cose “noiose” per le quali non c’è tempo ³.

La fatica è ineluttabile

Lavorare bene richiede un’aumento dello sforzo iniziale (impostare le attività) per godere di benefici sul medio lungo periodo senza farsi prendere dall’ansia.

Principle 1: Base your management decisions on a long-term philosophy, even at the expense of short-term financial goals

È il primo principio della Toyota Way (che potete ritrovare scritto in maniera leggermente diversa e riproposto da altre discipline).

Parallelismo perfetto è quando andiamo a fare la spesa mettendo a confronto due scenari:

• A) Corriamo a fare la spesa senza lista perché non c’è tempo (e magari con i primi morsi della fame). Andiamo avanti e indietro per le corsie ricordandoci a tratti delle cose, compriamo prodotti non fondamentali, usciamo e ci accorgiamo di aver dimenticato di comprare proprio alcune cose per cui avevamo deciso di fare la spesa ⁴.
• B) Investiamo 10 minuti a fare una lista della spesa, magari ordinando i prodotti in base al layout del supermercato nel quale ci recheremo. Entriamo, eseguiamo, usciamo con il necessario.

Queste due situazioni, di cui possiamo anche sentire le diverse emozioni e impatti (ansia e spreco ⁵ vs serenità ed efficienza), sono lo specchio di due diverse modalità di gestione dei progetti.

Nello scenario A anche se scarichi un’app per le liste, ma usarla non è mai prioritario il risultato sarà sempre lo stesso.

Nello scenario B usare la carta per fare le liste oppure una certa app può sicuramente incrementare ulteriormente l’efficienza ⁶.

Se riportiamo queste modalità in ambito di gestione progetti abbiamo un confronto tra “iniziamo di corsa a fare le cose, non c’è tempo, anzi, è già tardi” e dall’altro “un lavoro impostato che “sappiamo cosa fare, lavoriamo e prepariamoci a qualche inevitabile cambiamento” che ci consente di evitare di perdere pezzi e fare rework (che sono sempre sprechi e oltretutto vanno a ridurre i margini dei progetti).

Ripartire dalle basi, impostare le attività sono attività faticose, ma che poi ci abilitano, ad esempio, a un miglior uso dell’AI in ambito di gestione e liberano tempo per supportare le colleghe e i colleghi durante il progetto e realizzare qualcosa di valore rispettando tempi e budget (che per me sono conseguenze di una buona gestione, non l’obiettivo del progetto).

Il buon Project (e Product Management) funziona quando, tra le altre mille cose, la persona che gestisce riesce a trasferire il valore di questi elementi (assumendo quindi anche anche una funzione di evangelizzazione) portando l’impresa a fermarsi un attimo di più e generare sempre più valore tramite il lavoro.

Da dove partire?

Partiamo da una indicazione molto semplice: la buona gestione di progetto non è un’attività, ma il risultato di un processo che richiederà tempo. Per cui liberiamoci dalla pressione di dover iniziare in maniera perfetta, ma semplicemente iniziamo con dei piccoli passi che un po’ alla volta ci consentiranno di lavorare meglio.

Partiamo con un’analisi della situazione: Abbiamo un tool di gestione? Come lavoriamo oggi? Quali sono i problemi principali delle persone che lavorano?

Quando introduciamo cambiamenti le persone inizialmente faranno più fatica ⁷e quindi si cercherà di svicolare dalle nuove prassi per tornare allo stato precedente: prendiamo consapevolezza che saranno necessarie disciplina (a volte confusa con antipatia), energie da dedicare a questa attività e che servirà più tempo di quanto immaginiamo.

Step numero tre: basi. Una semplice scheda di Progetto, organizzazione delle attività, scrittura delle procedure e riunioni per valutare i prossimi step. Con questo punto di partenza poi si potranno introdurre elementi sempre più complessi (ci serve una RACI? Dobbiamo analizzare i rischi? Sono un problema le stime? Dobbiamo rivedere alcuni piani del prodotto?).

Senza una struttura di base capire cosa fare e misurare gli impatti è sempre difficile: partiamo in maniera semplice e costruiamo.

Bonus Track

Dato che però nei tool c’è valore vi faccio l’elenco dei miei preferiti (sempre link no affiliate etc. una lista pura e disinteressata). Top tre è vero love, il resto a pari merito

1. Mirò
2. Monday
3. Wethod

• Notion
• Airtable
• Jira
• Confluence
• Asana
• Clickup
• Trello
• MS Planner

Ma Excel per i progetti?

Premesso che adoro Excel per tante cose ma per la gestione progetti…