Uno degli annosi problemi che si ripresenta spesso in tutte le realtà lavorative (e non) è l’uso della email: perché hai messo in copia 30 persone? Perché hai mandato tutti gli indirizzi in chiaro? Perché non c’è un destinatario? E così via. Il problema non è legato allo strumento, ma alle conoscenze comunicative: per cui vediamo i tre elementi più problematici dell’email: to, cc, bcc. Usare bene l’email è fondamentale per due ragioni:

1. Dimostri di essere in grado di comunicare e sapere chi deve sapere e chi deve fare
2. Eviti di mandare email inutili: riceviamo centinaia di messaggi, vuoi veramente aggiungere rumore e fastidio? Il rischio è di passare inosservato quando avrai veramente qualcosa da dire.

Il campo to

Non è difficile: è il destinatario (o destinatari) del messaggio. Da questa persona/e ci si aspetta una risposta o un’azione. Se metto Pippo nel campo to significa che la mail è indirizzata direttamente a Pippo e Pippo dovrà fare qualcosa Tre note importanti

• Gli indirizzi messi in questo campo sono visibili
• Incredibile ma vero, si possono mettere più indirizzi e più destinatari (ho visto persone mettere una sola persona nel campo to e il resto in cc “perché li ci va solo un nome”)
• Fare una richiesta generica a più persone (vitale però la conoscenza delle funzioni Reply e Reply to all onde evitare  di massacrare tutti i destinatari con le risposte)

Il campo CC

È un campo di origine analogica dato che CC sta per “Copia Carbone”: avete presente la carta carbone? Ecco, copia dell’email. Nel campo CC vanno le persone che devono essere tenute al corrente ma dalle quali non ci si aspetta nessun’azione. Ci sono due scenari principali:

1. To: Pippo. CC: Pluto. Scrivo a Pippo qualcosa e mi aspetto una risposta/azione da parte sua e tengo informato Pluto della richiesta.
2. To: Pippo. CC: Pluto. Scrivo a Pippo qualcosa e voglio fargli sapere che anche Pluto è informato della richiesta.

Nota importante

• I destinatari e gli indirizzi in CC sono visibili (altrimenti come farebbe Pippo a sapere che anche Pluto è informato o tenuto nel giro?)
• Se sei in CC non devi rispondere (sei la persona che viene informata, non quella dalla quale ci si aspetta la risposta)

Le cose quindi iniziano a farsi complicate: quali sono gli usi possibili di CC?

• Tenere aggiornate alcune persone senza coinvolgerle direttamente (nel “loop” come piace dire ad alcuni milanesi imbruttiti)
• Far capire alle persone qual è il loro ruolo, se ci si aspetta o meno un’azione (HINT: no, altrimenti sarebbero nel campo to)
• Far sapere a Pippo che anche Pluto è informato della cosa

Il campo BCC

Il temuto campo “Copia Carbone Nascosta” (B sta per Blind). Si usa quando non si vuole far sapere ai destinatari della presenza di altre persone Nota importante

• I destinatari e gli indirizzi in BCC non sono visibili ai destinatari in to o cc (altrimenti non si chiamerebbe “nascosta”: ovvio che se la persona in BCC risponde svela l’arcano)
• Se sei in BCC non devi rispondere, mai! C’è un motivo se sei in BCC e non in CC, vedi di rimanere nascosto (un BCC che si rivela è un generatore di crisi di proporzioni inenarrabili sia per il mittente dell’email, che viene scoperto, sia per se stesso, perché si rivela una persona che non ha capito cosa sta succedendo ¹)

Anche qui, due scenari

1. To: Pippo CC: Pluto BCC: Paperino. Mi aspetto che Pippo faccia qualcosa e sappia che Pluto ne è consapevole, ma, segretamente, lo dico anche a Paperino per questioni di tutela
2. To: CC: BCC: Pippo, Pluto, Paperino. Devo mandare una comunicazione a più persone e non voglio che i vari destinatari vedano gli altri indirizzi per ragioni di riservatezza.

Gli usi possibili di BCC?

• Mandare dei comunicati stampa a un sacco di persone ed evitare di mandare gli indirizzi mail degli altri destinatari in chiaro
• Pararsi le chiappe in situazioni aziendali complesse (o giocare tiri mancini in situazioni complesse)

Perché sono campi importanti?

Usare bene l’email è fondamentale tre motivi

1. Lavorare bene. Mandare le email giuste, alle persone corrette è importante per ottenere attenzione e questo permette di gestire bene i progetti. Se non lo faccio le mie email verrano ignorate regolarmente.
2. Comprendere quali sono le logiche di funzionamento e potere dell’azienda. Se quando mando una email questa persona mette in copia subito il suo responsabile si riescono a capire le dinamiche di potere, le responsabilità e i gradi di autonomia. Veramente: oltre all’organigramma di solito è fondamentale guardare come vengono gestite e indirizzate le email per capire a chi si deve chiedere a chi chiedere per ottenere dei risultati (è attività d’Intelligence di base)
3. Se sai usare l’email sai usare anche altri strumenti di comunicazione. Se non conosci la differenza tra to e CC molto probabilmente userai malissimo anche gli status pubblici, le menzioni e i messaggi su Facebook, Twitter, Yammer etc. Non sono competenze legate alla piattaforma: sono di comunicazione.

Extra: reply e reply to all

Aggiungiamo anche altre due funzioni piuttosto complesse e il loro uso: rispondi e rispondi a tutti (reply e reply to all). Con Reply si risponde solamente alle persone nel campo to mentre con Reply to all si risponde anche alle persone in CC. Vale quanto detto sopra: cosa devo fare? In che scenario mi trovo?

• Devo rispondere solamente al mittente dell’email? Userò Reply
• Devo tenere informate anche le persone in CC? Userò Reply to all

Facciamo un esempio

1. Da: Topolino. To: Pippo. CC: Pluto. Pippo deve risolvere un problema per Topolino. Topolino e Pippo si scambiano le email usando Reply e tolgono Pluto dalla conversazione. Quando il problema è risolto si rimette Pluto (magari come destinatario) si avvisa “problema risolto”.
2. Da: Topolino. To: Pippo. Paperino  CC: Pluto. Pippo e Paperino deve risolvere un problema per Topolino. Pluto è il team leader e vuole essere informato sui problemi. Si utilizza “reply to all”.

Non è sempre così, ma se Pluto non ha nulla da dire e non deve essere informato, è il caso di toglierlo. Importante: se una persona dice “rispondete solo a me” facendo una richiesta a più persone nel campo CC, si usa Reply, non Reply to all (sembra scontato, ma non lo è affatto) Anche qui: dall’uso che viene fatto di Reply e Reply to all possiamo capire molte cose, soprattutto (come detto prima) se:

1. la persona con la quale stiamo interloquendo sa come si comunica
2. quali sono le logiche di potere interne all’azienda

Featured image: Photo by thedefiningmoment – http://flic.kr/p/f3Dobs