It’s Not Me, It’s You (Gantt)
Quasi sempre, quando sono in agenzia o in azienda per consulenze o formazioni su processi e gestione dei progetti, nelle prime sessioni ci sono delle domande sui Gantt di progetto, famigerati strumenti di previsione progettuale. Dopo un minimo di discussione, prendiamo il Gantt e lo buttiamo con la consapevolezza che è uno strumento estremamente interessante, ma che probabilmente non fa al caso nostro. Per capire il motivo andiamo con ordine.
Read more: It’s Not Me, It’s You (Gantt)Un minimo di Storia del Gantt
Il Gantt è uno strumento che ci consente di rappresentare la pianificazione di un progetto usando barre colorate: avremo quindi delle attività (sulla sinistra) con descrizione, durata, etc. e la visualizzazione su un arco temporale delle attività (sulla destra) con la possibilità di vedere dove siamo oggi (la linea tratteggiata in viola) nell’evoluzione del progetto dall’inizio alla fine.

Questo celebre strumento prende il nome dal suo creatore, Henry Laurence Gantt, che lo introdusse nel 1916 1. Questo strumento, così come altre pratiche di Project Management dei primi del ‘900, si basa sull’idea di poter spezzettare il lavoro in più parti e, misurando il tempo necessario per ogni attività, poter fare delle valutazioni e delle previsioni. Primo piccolo problema di questo strumento: il principio di visualizzare e gestire le risorse nasce con la schiavitù e l’esigenza di monitorare il lavoro 2 e nasce quindi con uno specifico contesto in mente: è uno strumento di controllo.
Al netto delle problematiche culturali (superabili), rimane una criticità: il contesto per cui è pensato questo strumento (e i necessari passaggi per costruirlo).
Il contesto del Gantt
Una delle caratteristiche della visione progettuale (e manageriale) della prima metà del novecento è la staticità del contesto aziendale.
- se le attività e i mercati non cambiano nel tempo (o cambiano molto molto lentamente) ha perfettamente senso creare ex-ante una lista di tutto quello che c’è da fare;
- se le attività non cambiano nel tempo e sono note è assolutamente possibile, alla luce dell’esperienza passato, poter prevedere il futuro del progetto.
Considerando questi due elementi appaiono sia i punti di forza che gli eventuali limiti di questo strumento che nasce per gestire una certa classe di progetti caratterizzati da predicibilità e scarso tasso di cambiamento (sia a livello di cambiamento dei requisiti che di contesto).
- Siamo in un contesto statico? Può essere un buono strumento.
- Siamo in un contesto dinamico? Può non essere un buono strumento.
Trovandomi a gestire normalmente progetti legati al marketing o ai prodotti digitali il mio contesto è tutto tranne che statico: potremmo scoprire che una certa funzionalità non è più necessaria, che un competitor ha lanciato qualcosa al quale dobbiamo rispondere, che un nuovo aggiornamento richiede lo sviluppo di nuovi content… oltretutto lavoro value driven e non guidato dal piano.
Tra piani e valore
Come detto poco sopra, il Gantt ha una caratteristica molto interessante: il fatto di distribuire su un arco temporale l’elenco dettagliato delle attività, la famigerata WBS (Word Breakdown Structure). Se abbiamo una bella Project Charter e una WBS strutturata ecco che traslare le attività su un calendario calcolando l’effort (la quantità di lavoro necessaria per realizzare l’attività) diventa semplice e se abbiamo uno strumento per allocare le persone e tenendo conto dei calendari possiamo calcolare l’elapsed 3.
Abbiamo messo in fila diversi “se” di cui due molto grandi: elenco delle attività completo e risorse disponibili. Quante volte abbiamo queste informazioni all’inizio del progetto?
Senza queste informazioni diventa molto difficile organizzare il tutto e poter avere uno strumento che ci aiuti nella gestione del progetto e nella visualizzazione del suo avanzamento. È come voler capire dove siamo durante un viaggio con una mappa disegnata secoli prima: ti mancano i riferimenti, fai fatica a capire dove ti trovi e di conseguenza quanto manca.
Inoltre, come è anche giusto che sia, se mi dai un piano il mio obiettivo è seguire quel piano e fare in modo che ci siano meno deviazioni possibili (ogni deviazione sono costi che si alzano e ritardi che si accumulano) 4. Personalmente io vivo questo approccio abbastanza male, perché ho l’idea che nel fare i progetti si debba cercare la massimizzazione del valore (e non litigare sulle CR).
Sì, ma…
Piero, come sei fiscale! Abbiamo capito che nel Gantt ci dovrebbe essere come minimo nome del task, inizio, fine, durata, predecessore e successore… ma noi non lo facciamo, facciamo una cosa più semplice e per noi funziona!
Certo che funziona, solamente non state usando un Gantt e non c’è nulla di male in questo, ma le parole sono importanti e vorrei citare un bel passaggio della Scrum Guide
While implementing only parts of Scrum is possible, the result is not Scrum.
La frase citata è delicata, ma molto importante per comprendere e valutare le attività per quello che sono: “giochiamo a calcio, ma quando vuoi puoi anche prenderla con le mani” è un bellissimo sport/gioco, ma non è Calcio.
“Facciamo Scrum, ma senza lo Scrum Master, il PO è il PM, non facciamo la Sprint Review” stai facendo una cosa probabilmente interessante, ma non è Scrum. Allo stesso modo se non stai inserendo gli elementi base di un Gantt in un Gantt non stai facendo un Gantt (lapalissiano).
Al posto del Gantt
Se il Gantt funziona molto bene in certi contesti (per cui continuerò a sostenere la validità di questo strumento) bisogna tenere conto che in altre situazione potrebbe non offrire vantaggi significativi o avere dei costi di aggiornamento/mantenimento così alti da renderlo sub-ottimale: per fortuna non è l’unico strumento esistente.
In molti casi per le agenzie o i dipartimenti marketing una meravigliosa Timeline può essere più che sufficiente: invece di scendere nel dettaglio rappresentiamo la sequenza di milestone e task in ordine cronologico 5.
Se vogliamo rimanere ad alto livello, ma fornendo maggiori informazioni ecco che la Roadmap può essere un altro strumento particolarmente interessante da esplorare. È un documento più legato alla strategia (per cui ci vogliono traguardi e obiettivi) che però contiene informazioni utili legate anche agli Stakeholder e ad altre informazioni.
Niente più dettagli!
Evviva: Piero ha detto che non dobbiamo più dettagliare le attività.
Momento, momento, momento: non dobbiamo dettagliarle nella Timeline o nella Roadmap, ma questo non significa che le attività non vadano specificate insieme (valutando insieme al team quale sia il giusto livello di granularità).
Magari lo facciamo durante lo Sprint Planning (se usiamo Scrum) o in una riunione simile se usiamo un sistema Ibrido, ma per evitare ambiguità e incertezza, abbiamo bisogno di trasparenza e confronto.
Per cui Gantt mi spiace, non sei tu, sono io: i miei progetti cambiano troppo velocemente e io ho bisogno di qualcosa che mi porti valore. Speri rimarremo amici e ogni tanto potremo ancora parlare.
Note:
- Datare esattamente l’introduzione di uno strumento non è mail facile, tendenzialmente possiamo essere confidenti dicendo inizio del 20° secolo, o 1910-1916 volendo restringere il periodo. Il 1916 è la data di pubblicazione del libro “Work, Wages, and Profits” in cui ne parla esplicitamente: fonte – PMI ↩
- Da questo punto di vista lo stesso Gantt aveva identificato alcune pratiche premianti legate al superamento delle attività base, una sorta di MBO ante litteram, riprese dalle pratiche di gestione delle piantagioni di cotone: qui un piccolo approfondimento ↩
- Ovviamente anche in questo caso è necessario un tool e anche se si possono disegnare cose interessanti con Excel non è per me lo strumento giusto per una gestione completa tramite Gantt ↩
- Se vogliamo questa è una delle grandi diatribe tra Project Manager, persone che si occupano di gestire progetti che vengono assegnati, e Product Manager, persone che si impegnano per il successo di un prodotto. Sono due mondi vicini, ma non perfettamente sovrapposti e tendenzialmente il mondo Agile è più spostato sulle idee di Product Management ↩
- Lo so che molti hanno sempre chiamato Gantt la timeline… ↩